Besuch bei den Spezialisten für IT/Organisation der WG „Karl Marx“
Die Abteilung IT/Organisation ist einer der kleinsten Bereiche innerhalb der Genossenschaft. Allerdings sind die vier Mitarbeiter für das Funktionieren der gesamten Abläufe in der Geschäftsstelle unverzichtbar.
„Wir sind der Dienstleister im Unternehmen und sorgen im Hintergrund dafür, dass die Technik störungsfrei läuft und alle Kollegen arbeiten können“, umreißt Ronny Rehbein die Aufgabe seiner Abteilung. „Im Kern kümmern wir uns um alle IT- und Digitalisierungsprojekte der Karl Marx.“ Dazu gehören die Einführung neuer Software für die Beauftragung der Handwerker, die Umstellung auf digitale Rechnungen oder die neue Telefonanlage, deren Anrufbeantworter künftig mit künstlicher Intelligenz arbeiten könnte. Das sorge beispielsweise dafür, dass Anrufer jederzeit ihr Anliegen platzieren können und das Ganze an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
Ein großes Thema der vergangenen Jahre war die Umstellung auf mobiles Arbeiten, sodass jeder Mitarbeiter zu Hause unter seiner Dienstnummer auch im mobilen Arbeiten erreichbar ist und sich ins System der Karl Marx einwählen kann. „Gegenwärtig konzentrieren wir uns auf das neue ERP-System, das 2026 eingeführt werden soll“, sagt der Abteilungsleiter. „Mit dieser wohnungswirtschaftlichen Software lässt sich die digitale Arbeit modernisieren. Davon profitiere jeder einzelne Mitarbeiter, weil etwa Arbeitsabläufe beim Anlegen eines Nutzungsvertrages vereinfacht werden, der Rechnungsdurchlauf automatisiert wird oder Briefe meist nur noch als E-Post verschickt werden – um nur drei Beispiele zu nennen.“
Neben der IT gehören Controlling und der Bereich Organisation zur Abteilung. Als Controllerin bewertet Elisabeth Kabs alle Daten und Zahlen der Genossenschaft, erstellt Berichte und Analysen. Dabei steht sie in ständiger Abstimmung mit den einzelnen Abteilungen, wenn es darum geht, auf dieser Grundlage neue Maßnahmen zu planen. Nach außen reguliert die Controllerin den Informationsfluss zu den Verbänden, erstellt Statistiken und arbeitet für die Mietspiegelerhöhung Zahlen zu.
Für den Bereich Organisation ist Yvonne Busch zuständig. Sie durchleuchtet alle Arbeitsprozesse, hinterfragt Arbeitsabläufe und leitet daraus Prozessbeschreibungen ab, nach denen gearbeitet wird. Immer mit dem Anspruch, jede Eventualität zu berücksichtigen. So umfasst beispielsweise der Vermietungsprozess bis zu 80 Schritte.
IT-Administrator Mario Maiwald ist der unmittelbare Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Karl Marx, wenn die Technik streikt, Anwendungen nicht laufen. Er sorgt unter anderem dafür, dass alle auf das digitale Netzwerk zugreifen können und dieses reibungslos funktioniert.
„Mein Hauptthema als Abteilungsleiter in den kommenden Monaten ist die Projektleitung für die Einführung des neuen ERP-Systems im Haus“, erzählt Ronny Rehbein. Dazu müssen alle Daten geprüft und vereinheitlicht werden, weitaus mehr als 100 Vorlagen gebaut und eingepflegt sowie im letzten Schritt alle Mitarbeiter mit dem System vertraut gemacht werden.
Quelle: KM Magazin
