Zur Optimierung der Prozesse werden Abläufe in der Genossenschaft pbg zunehmend automatisiert.
Seit fast drei Jahren erfassen die Hausmeister der pbg bei ihren Rundgängen vor Ort mit ihrem Tablet ihnen auffallende Schäden. Die Meldung erscheint in der Geschäftsstelle sofort auf dem Computer des zuständigen Mitarbeiters, der einen Reparaturauftrag an die zuständigen Handwerkerfirmen erteilt. Seit Mai 2021 ist zudem der Verkehrssicherheitskatalog auf den Tablets mit hinterlegt. Mit seiner Hilfe prüfen die Hausmeister etwa, ob Gehwege, Treppenhäuser, Keller oder Spielplätze sicher sind. Ihre Ergebnisse erfassen die Mitarbeiter in den Tablets. Alle Ergebnisse werden automatisch archiviert.
Wohnungsübergabe auf Knopfdruck
Nach einer ausgiebigen Erprobungsphase soll Anfang 2024 auch das komplette Wohnungsmanagement mobil abgewickelt werden. Dazu gehört die Vorbesichtigung, die Abnahme und die Übergabe der Wohnung. Alle Befunde werden digital erfasst und auch per Mail an die Mitglieder versendet. Die Zählerstände von Heizung, Strom und Wasser gehen automatisch an die jeweiligen Versorger. Bei den Begehungen vor Ort wird dann noch einmal die Ausstattung der Wohnung erfasst, ob zum Beispiel eine Badewanne oder eine ebenerdige Dusche vorhanden ist. „Die Angaben werden im Archiv gespeichert. Das erleichtert nicht nur das Erteilen von Reparaturaufträgen, wir können dadurch auch bei einem Wohnungswechsel die Wohnung bedarfsgerechter unseren Mitgliedern anbieten“, sagt Simone Felger, Bereichsverantwortliche für die Bestandsverwaltung.
Reparaturen in Windeseile
Die pbg vergibt pro Jahr etwa 3.500 Reparaturaufträge, davon etwa 75 Prozent in einem Volumen unter 500 Euro. Bald sollen die Vorgänge viel schneller abgewickelt werden. Das Zauberwort heißt „Mareon“. Das speziell auf die Bauwirtschaft ausgerichtete Programm hilft bei der Automatisierung der Vorgänge. „In Zukunft werden die Aufträge im System erfasst und direkt mittels digitaler Schnittstelle an die Handwerker geschickt“, erläutert Dirk Müller aus dem pbg-Rechnungswesen. „Sie bestätigen, dass sie den Auftrag ausführen und schicken die Rechnung an Mareon. Bei uns im System blinkt eine Benachrichtigung auf. Der zuständige Mitarbeiter kontrolliert die Rechnung und gibt sie zur Bezahlung frei.“ pbg-Vorstand Christof Harms-Spentza schätzt die neuen Möglichkeiten: „Handwerker sind rar gesät, vielleicht können wir die Bindung an die pbg weiter verfestigen. Eine schnellere Beauftragung und direktere Abrechnung bringt auch für sie Vorteile.“ Nach Testläufen soll Mareon zum Jahresende eingeführt werden.
Quelle: Mitgliedermagazin
